メールの誤配信についてのお詫び（ヴィアインメンバーズクラブ）

平素よりJR西日本ヴィアインホテルズをご愛顧いただきありがとうございます。

10月1日の午前1時～2時頃にかけて、一部のお客様（ヴィアインメンバーズクラブ会員様）に対し、以下の誤った内容のメールをお送りしていることが判明いたしました。

・差出人：ヴィアインメンバーズクラブ 
・件　名：【ヴィアインメンバーズクラブ】新会員ランクのご案内

お客様の混乱を招いてしまいましたこと、さらには深夜での配信となり多大なご迷惑をお掛けしましたことを深くお詫び申し上げます。

詳細につきましては以下をご覧ください。
 

1．ランクアップとは異なるタイミングでの配信

本来は通算獲得ポイントに基づくランクアップのタイミングでお送りすべき内容を、ランクアップとは全く関係のないタイミングでお送りしていることが判明いたしました。

メール本文内に記載の「適用開始日: 2024/10/01」は誤りであり、ランクアップによる新しい会員ランクは通算獲得ポイントがランクアップ基準に達したタイミングで都度適用され、以後ランクダウンすることはございません。
 

２．メール文面の不備

以下の通りメール文面にも不備があり、お客様の混乱を招いてしまいましたことをお詫び申し上げます。

誤「いつも 株式会社JR西日本ヴィアイン をご利用くださりありがとうございます。」
正「いつも ヴィアインホテルズ をご利用くださりありがとうございます。」

誤「新しい会員ランクヴィアインメンバーズクラブに更新されます。」
正「新しい会員ランクに更新されます。」

誤「今後とも 株式会社JR西日本ヴィアイン をご愛顧のほどよろしくお願いたします。」
正「今後とも ヴィアインホテルズ をご愛顧のほどよろしくお願いたします。」
 

３．深夜時間帯での配信

加えて、10月1日の午前1時～2時頃という深夜時間帯にメールをお送りしてしまい多大なご迷惑をお掛けしました。
重ねてお詫び申し上げます。
 

原因としましては、システムの不具合によるものであり、誤配信によるお客様の個人情報の漏洩などはございません。
お客様よりお預かりしております情報につきましては厳重に管理されておりますのでご安心ください。

本件の事態を重く受け止め、今後このようなことがないよう、再発防止に努めてまいります。

改めまして、この度は多大なご迷惑をお掛けしましたことを深くお詫び申し上げます。